Política de Privacidad
Última actualización: 8 de junio de 2026.
Esta Política de Privacidad describe cómo Aferis Systems S.L. trata los datos personales en el marco de la plataforma de análisis y gestión documental, en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
1. Responsable del tratamiento
- Titular: Aferis Systems S.L.
- Domicilio: Calle Serrano 19, 2º Piso, 28001 Madrid, España
- Correo electrónico: administracion@aferis.es
- NIF/CIF: B88724927
2. Datos que tratamos
- Datos de cuenta y contacto: nombre, correo electrónico, credenciales de acceso y, en su caso, datos de la empresa y rol del usuario.
- Datos de facturación: razón social, NIF/CIF/VAT, dirección fiscal, país y datos de pago (gestionados por el proveedor de pagos; Aferis no almacena los datos completos de la tarjeta).
- Documentación y su contenido: los documentos que el usuario sube (aduaneros, sanitarios, de comercio) y los datos que contienen. Esta documentación puede incluir datos personales de terceros (por ejemplo, firmantes, importadores o exportadores).
- Datos de uso: registros técnicos, consumo de créditos y metadatos necesarios para prestar y asegurar el servicio.
3. Finalidades y base jurídica
| Finalidad | Base jurídica (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Prestar el servicio de análisis y gestión documental y gestionar la cuenta. | Ejecución del contrato (art. 6.1.b). |
| Facturación, cobro y obligaciones fiscales/contables. | Obligación legal (art. 6.1.c) y ejecución del contrato (art. 6.1.b). |
| Seguridad, prevención del fraude y abuso, y soporte. | Interés legítimo (art. 6.1.f). |
| Comunicaciones comerciales (si procede) y consentimientos opcionales. | Consentimiento (art. 6.1.a). |
4. Encargados del tratamiento (subprocesadores)
Para prestar el servicio recurrimos a proveedores que tratan datos personales por cuenta y bajo nuestras instrucciones, en calidad de encargados del tratamiento (art. 28 RGPD), con los que se suscribe el correspondiente Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA):
| Encargado | Finalidad | Ubicación | Base de la transferencia |
|---|---|---|---|
| OpenAI | Análisis documental mediante IA (clasificación, extracción, análisis cruzado, chat). | EE. UU. | DPF UE–EE. UU. y/o SCC. |
| Mistral AI | OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de los documentos. | UE (Francia). | Tratamiento en el EEE. |
| Supabase | Base de datos, autenticación y almacenamiento (infraestructura). | Instancia autoalojada (supabase.iadevsesp.digital). | DPA; infraestructura gestionada por el responsable. |
| Stripe | Procesamiento de pagos y suscripciones. | EE. UU. / Irlanda (UE). | DPF UE–EE. UU. y/o SCC. |
| Quaderno | Facturación y cumplimiento fiscal. | UE. | Tratamiento en el EEE. |
| Resend / proveedor SMTP (si se activa el correo) | Correo transaccional (avisos, recordatorios, notificaciones). | UE o EE. UU. según proveedor. | SCC y/o DPF según ubicación. |
| Google (si el usuario inicia sesión con Google) | Proveedor de identidad / inicio de sesión federado (OAuth 2.0). | EE. UU. | DPF UE–EE. UU. y/o SCC. Solo se trata el identificador y el correo de la cuenta. |
5. Transferencias internacionales
Algunos encargados están ubicados fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), principalmente en EE. UU. (OpenAI, Stripe). Dichas transferencias se amparan en los mecanismos del Capítulo V del RGPD: el Data Privacy Framework (DPF) UE–EE. UU. y/o las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) de la Comisión Europea, junto con las medidas complementarias que procedan. Donde el proveedor lo permite, se prefiere el procesamiento en región UE (por ejemplo, Mistral en Francia y Quaderno en la UE) para minimizar las transferencias internacionales.
6. No utilización de datos para entrenar modelos de IA (opt-out de entrenamiento)
Aferis no autoriza el uso de los datos de cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial. En los proveedores de IA (OpenAI y Mistral) se solicita y configura el opt-out de entrenamiento y, cuando está disponible, la política de retención cero (Zero Data Retention), de modo que los documentos enviados para su análisis no se empleen para entrenar ni mejorar modelos.
Si desea verificar o solicitar el opt-out de entrenamiento respecto del tratamiento que realizan estos proveedores, puede escribir a administracion@aferis.es y Aferis Systems S.L., como responsable, gestionará la solicitud frente al encargado correspondiente (configuración a nivel de cuenta de API con OpenAI y Mistral).
7. Conservación
Los datos se conservan mientras se mantenga la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos legalmente exigibles (en particular, los plazos mercantiles y fiscales). Los documentos y sus datos se conservan según las necesidades del servicio y la política de retención configurada; el usuario puede solicitar su supresión cuando proceda.
8. Derechos de las personas interesadas
Puede ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar los consentimientos prestados, dirigiéndose a administracion@aferis.es (indicando el derecho que desea ejercer y acreditando su identidad). Si considera que sus derechos no han sido atendidos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
9. Datos personales en la documentación
Cuando el usuario sube documentación que contiene datos personales de terceros, actúa como responsable o corresponsable de dichos datos y se compromete a disponer de una base jurídica para su tratamiento. Aferis Systems S.L. y sus encargados tratan esos datos exclusivamente para prestar el servicio de análisis solicitado, bajo las garantías descritas en esta política.
10. Cookies
El uso de cookies y tecnologías similares se detalla en la Política de Cookies.